Kontorikoristus ja turvalisus

Kiire ülevaade

Turvaelement	Risk	Lahendus
Võtmed	Kaotamine, kopeerimine	Registreerimine, tagastamine
Ligipääsukoodid	Lekkimine	Regulaarne vahetus
Alarm	Valehäired, mitterakendamine	Koolitus, kontroll
Dokumendid	Lugemine, pildistamine	Konfidentsiaalsuskokkulepe
IT-seadmed	Vargus, kahjustamine	Piirangud, jälgimine

Koristaja tuleb kontorisse. Sageli õhtul. Sageli üksi. Kontor on tühi. Usaldus on kõik.

—

Võtmete haldamine

Võti on ligipääs. Võti valetes kätes on probleem.

Võtmete üleandmise protokoll:

Samm	Tegevus	Dokumenteerimine
1	Võtme üleandmine	Allkirjastatud akt
2	Võtme numbri registreerimine	Võtmeregister
3	Vastuvõtja isiku kontrollimine	ID-dokument
4	Koopiate keeld	Lepingus fikseeritud
5	Tagastamise tähtaeg	Lepingu lõppemisel

Iga võti on nummerdatud. Iga võti on registreeritud. Iga võti on seotud konkreetse isikuga.

Võtme kaotamise protokoll:

1. Kohene teavitamine tellijale
2. Lukuvahetus tellija kulul — KUI lepingus pole teisiti
3. Uue võtme väljastamine
4. Intsidendi dokumenteerimine

Mõned lepingud näevad ette — võtme kaotamine = koristaja kulud. See motiveerib ettevaatlikkust.

Loe SLA kohta — turvalisuse tingimused lepingus.

—

Ligipääsukoodide haldamine

Kood on sama mis võti. Ainult numbrites.

Koodide turvalisus:

Risk	Ennetamine
Koodi meelde jätmine pärast lepingu lõppu	Koodi vahetus
Koodi jagamine kolmandatele	Konfidentsiaalsuskokkulepe
Koodi üles kirjutamine	Keelata lepingus
Koodi pealtnägemine	Varjatud sisestus

Koodi vahetatakse:

• Koristaja vahetumisel
• Lepingu lõppemisel
• Turvaintsidendi korral
• Regulaarselt (nt kord kvartalis)

Mitmetasandiline ligipääs:

Tase	Ligipääs	Koristajale
Tase 1	Üldruumid	Jah
Tase 2	Tööruumid	Jah
Tase 3	Juhtkonna ruumid	Kokkuleppel
Tase 4	Serveriruumid	Ei
Tase 5	Seifid	Ei

Koristaja ei vaja ligipääsu kõikjale. Serveriruum ei vaja koristust iga päev. Ja kui vajab — siis IT-juhi juuresolekul.

—

Alarmsüsteemi kasutamine

Alarm on viimane kaitseline. Koristaja peab teadma, kuidas see töötab.

Alarmi protokoll:

Olukord	Tegevus	Aeg
Saabumine	Alarmi deaktiveerimine	30 sek
Lahkumine	Alarmi aktiveerimine	Enne väljumist
Valehäire	Turvaettevõtte teavitamine	Kohe
Alarm ei tööta	Tellija teavitamine	Kohe

Valehäire maksab. Turvafirma tuleb kohale. Arve tuleb. Keegi peab maksma. Lepingus määratud — kes.

Koolitus on kohustuslik:

• Kuidas aktiveerida
• Kuidas deaktiveerida
• Mis juhtub valehäire korral
• Keda teavitada
• Millised alad on eraldi tsoonis

Koristaja, kes ei oska alarmi kasutada — turvaoht.

Tutvu kontorikoristusega — meie töötajad on koolitatud.

—

Konfidentsiaalsuse tagamine

Kontoris on dokumente. Ekraanidel on infot. Prügikastides on pabereid.

Konfidentsiaalsuse riskid:

Risk	Näide	Ennetamine
Dokumentide lugemine	Laual olevad paberid	Puhta laua poliitika
Ekraanide vaatamine	Lukustamata arvutid	Ekraanilukk
Prügi sorteerimine	Visatud dokumendid	Paberihunt
Pildistamine	Telefon	Telefonikeeld
Vestluste kuulamine	Hilised koosolekud	Ruumi isoleerimine

Koristaja allkirjastab konfidentsiaalsuskokkuleppe. See on eraldi dokument. Või osa lepingust.

Konfidentsiaalsuskokkuleppe punktid:

1. Mitte lugeda dokumente
2. Mitte pildistada ruume, dokumente, ekraane
3. Mitte rääkida nähtust kolmandatele
4. Teavitada turvarikkumistest
5. Karistused rikkumise korral

—

IT-seadmete turvalisus

Arvutid. Monitorid. Serverid. Printerid.

IT-seadmete reeglid koristajale:

Seade	Lubatud	Keelatud
Monitor	Tolmupühkimine	Ekraani puudutamine
Klaviatuur	Puhastamine	Nuppude vajutamine
Printer	Välispinna pühkimine	Kaante avamine
Server	Ainult põrand	Seadmete puudutamine
Kaablid	Mitte puutuda	Ümbertõstmine

Serveriruum on eriala. Antistaatiline keskkond. Spetsiaalne tolmuimeja. Teadlik koristaja.

Intsidendi protokoll:

Koristaja puutub kogemata seadmeid. Ekraan kukub. Kaabel tuleb lahti.

1. Mitte ise parandada
2. Mitte varjata
3. Teavitada kohe
4. Dokumenteerida

Varjamine on hullem kui intsident ise.

Kasuta hinnakalkulaatorit — turvaline koristus hinnas.

—

Turvakaamerate küsimus

Kontoris on kaamerad. Koristaja on kaamera all.

Kaamerate eesmärgid:

Eesmärk	Lubatud	Märkus
Turvalisus	Jah	Üldruumid
Kvaliteedikontroll	Jah	Teavitamisega
Töötajate jälgimine	Piiratud	GDPR
WC-des	Ei	Keelatud
Riietusruumides	Ei	Keelatud

Koristajat tuleb teavitada kaameratest. See on GDPR nõue. “Ruumis on videovalve” — piisab.

Salvestisi hoitakse piiratud aja. Tavaliselt 30 päeva. Pikem — vajab põhjendust.

—

Tööohutus koristaja jaoks

Turvalisus töötab mõlemas suunas. Koristaja peab olema turvaline.

Tööohutuse riskid:

Risk	Näide	Ennetamine
Kukkumine	Märg põrand	Hoiatusmärgid
Kemikaalid	Segamine	Koolitus
Elekter	Vigased pistikud	Kontroll enne kasutust
Raskete esemete tõstmine	Mööbli liigutamine	Abivahendid
Füüsiline rünnak	Üksinda õhtul	Häirenupp, kontroll

Koristaja üksinda tühjas kontoris õhtul. See on risk. Regulaarne sissehelistamine. Paanikanupp. GPS-jälgimine.

Ohutusprotokoll:

1. Kontroll enne töö alustamist — kas ruum on turvaline
2. Teavitamine tööle asumisest
3. Regulaarsed kontrollkõned
4. Teavitamine töö lõpetamisest
5. Abi kutsumine vajaduse korral

—

Turvaintsidentide haldamine

Midagi läheb valesti. See juhtub.

Intsidentide tüübid:

Intsident	Raskusaste	Tegevus
Võtme kaotus	Keskmine	Lukuvahetus
Valehäire	Madal	Dokumenteerimine
Varguse kahtlus	Kõrge	Politsei, uurimine
Dokumendi pildistamine	Kõrge	Kohene vallandamine
Vigastus	Varieeruv	Esmaabi, dokumenteerimine

Iga intsident dokumenteeritakse. Kirjalik akt. Tunnistajad. Fotod võimalusel.

Intsidendi aruande vorm:

“` TURVAINTSIDENDI ARUANNE Kuupäev: [kuupäev] Kellaaeg: [aeg] Koht: [ruum/ala] Kirjeldus: [mis juhtus] Tunnistajad: [nimed] Võetud meetmed: [tegevused] Kahju hinnang: [kui on] Allkiri: [osapooled] “`

Tutvu teenustega — turvalisus on meie prioriteet.

—

Korduma kippuvad küsimused

Kas koristaja peab olema taustakontrollitud?

Professionaalne koristusfirma kontrollib töötajate tausta. Karistusregistri väljavõte. Eelmiste tööandjate soovitused.

Mis juhtub, kui koristaja näeb konfidentsiaalset infot?

Konfidentsiaalsuskokkulepe kehtib. Koristaja on kohustatud vaikima. Rikkumine toob tagajärjed — töösuhte lõpetamine, võimalik tsiviilhagi.

Kas koristajat võib jätta kontorisse üksi?

Jah, see on tavaline. Aga turvameetmed peavad olema paigas. Ligipääsupiirangud. Kaamerad. Kontrollprotokoll.

Kuidas käituda, kui koristaja põhjustab turvaintsidendi?

Dokumenteeri. Teavita koristusfirmat. Esita pretensioon. Kui leping näeb ette — nõua hüvitist. Tõsise rikkumise korral — lõpeta leping.

Kas koristaja kindlustus katab turvaintsidente?

Vastutuskindlustus katab kahju. Aga mitte tahtlikku tegevust. Vargus — kriminaalasi, mitte kindlustusjuhtum.